Text: Mit Informationen der Dienststelle Volksschulbildung (DVS) und der Beauftragten Schulpsychologie Brigitte Schumacher; Zusammengetragen von Gabriela Mischkale, Blog-Redaktion
Datenschutz an Schulen betrifft viele Bereiche. Denn nicht nur die Schule selbst erhebt Daten wie Geburtsdatum, Adresse, Name von Kindern und Erziehungsberechtigten. Auch die Schuldienste mit den Fachbereichen Schulpsychologie, Logopädie, Psychomotorik und Schulsozialarbeit kommen mit persönlichen Daten in Kontakt. Ein Blog-Leser möchte wissen, wie die Schuldienste mit diesen schützenswerten Daten umgehen. Ausserdem interessiert ihn, wie die Rechte von Privatpersonen auf Rückgabe oder Einsicht in die Daten sind.
Für eilige Leserinnen und Leser
- Datenschutz in Schulen: Schulen und Schuldienste (Schulpsychologie, Logopädie, Psychomotorik und Schulsozialarbeit) erheben und verarbeiten sensible persönliche Daten von Kindern und deren
Eltern, die durch gesetzliche Datenschutzbestimmungen geschützt sind.
- Datenschutzregeln und Schulung: Fachpersonen in den Schuldiensten unterliegen dem Amts- oder Berufsgeheimnis, werden betreffend Datenschutz geschult und gehen verantwortungsvoll wie
regelkonform mit sensiblen Daten um.
- Rechte der Erziehungsberechtigten und Aufbewahrung: Erziehungsberechtigte haben das Recht, jederzeit Einsicht in die Akten ihrer Kinder zu nehmen. Personenbezogene Daten haben verschieden lange Aufbewahrungsfristen.
Alle Menschen, die in und an der Schule arbeiten, haben mit persönlichen Daten zu tun. Dazu gehören Lehrkräfte, Assistenzen, Psychologinnen und Sonderpädagogen. Sie müssen diese Daten schützen. Fachpersonen der Schuldienste unterstützen Lehrkräfte, Eltern resp. Erziehungsberechtigte und Schülerinnen und Schüler in den Bereichen Sprachtherapie, Bewegungstherapie, Schulpsychologie und Schulsozialarbeit. Diese Fachpersonen haben ebenfalls Zugriff auf die sensiblen Daten ihrer Klienten. Und es gelten konkrete Regeln, wie mit besonders sensiblen persönlichen Daten umzugehen ist.
Diese Regeln werden abgeleitet von Gesetzen und Verordnungen. Der Datenschutz wird in der Schweiz durch verschiedene Gesetze und Behörden geregelt. Auf Bundesebene ist das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) massgeblich. Für Schulen und Behörden in Luzern ist das kantonale Datenschutzgesetz des Kantons Luzern relevant. Die Verantwortung für den Schutz von Personendaten in öffentlichen Institutionen, wie Schulen, liegt bei den jeweiligen Institutionen selbst. Der Datenschutzbeauftragte des Kantons überwacht die Einhaltung der kantonalen Datenschutzbestimmungen.
Wenn ein Kind nicht gerne zur Schule geht oder in manchen Fächern Lernschwierigkeiten hat, kann der Schulpsychologische Dienst helfen. Das gilt auch, wenn ein Kind den Unterricht dauerhaft durch sein Verhalten stört. Die Fachleute untersuchen, ob es gesundheitliche oder soziale Gründe für diese Situation gibt. Sie machen dann Vorschläge, wie Erziehungsberechtigte, Lehrperson und Schule das Kind in seiner Entwicklung unterstützen können. Dabei sammeln sie zwangsläufig persönliche Informationen über das Kind und dessen Erziehungsberechtigte. Einige dieser Informationen, etwa Gesundheitsdaten oder medizinische Berichte und Diagnosen, müssen besonders gut geschützt werden.
«Das Thema Datenschutz ist seit vielen Jahren bei den Erziehungsberechtigten aktuell, ich könnte nicht von einem Anstieg der Anfragen bei den Schulpsychologischen Diensten sprechen», erklärt uns Brigitte Schumacher, Beauftragte Schulpsychologie an der DVS auf Anfrage. Die Schulpsychologinnen und Schulpsychologen werden regelmässig zum Thema Datenschutz geschult. Zum Beispiel gibt es an der diesjährigen Kantonalen Konferenz der Schulpsychologie zum Thema Umgang mit sensiblen Daten ein Referat von einer Juristin.
Ausserdem unterstehen Psychologinnen und Psychologen zusätzlich dem Berufsgeheimnis, ordnet Brigitte Schumacher ein. Sie sind sich ab dem Studienabschluss sehr bewusst, dass ihre Arbeit nur möglich ist, wenn sie verantwortungsbewusst und sorgfältig mit sensiblen Personendaten umgehen und die Vorgaben jederzeit einhalten. Das gilt in der Zusammenarbeit mit anderen Diensten und Stellen wie auch im Gespräch mit Schulleitungen und Lehrpersonen.
Das wollte auch ein Leser als Reaktion auf den Artikel Educa-Dossier unterstützt Schulen beim Datenschutz wissen: Wie handhabt es der SPD mit dem Datenschutz und welche gesetzlichen Bestimmungen gelten hier? Die Fragen unseren Lesers - unten in Blau zusammengefasst - beantwortete uns die Dienststelle Volksschulbildung (DVS). Hierzu gibt es ein hilfreiches und ausführliches Merkblatt Amtsgeheimnis und Datenschutz, Aufbewahren von Daten.
Fragen zum SPD Umgang mit Daten und Aufbewahrung
- Wie gehen Schuldienste mit schützenswerten Daten um? Wie lange darf der Schulpsychologische Dienst (SPD) selbsterstellte Dokumente zum Kind aufbewahren?
- Reicht es, wenn der SPD nur Diagnosen speichert, oder müssen alle medizinischen Berichte erhalten bleiben?
Antwort
Im Merkblatt Amtsgeheimnis und Datenschutz, Aufbewahrung von Daten wird der Umgang mit Daten, insbesondere sensiblen Informationen wie jene der Schuldienste (einschliesslich SPD), dargelegt.
Akten des SPD sind mindestens so lange aufzubewahren, wie allfällige Ansprüche daraus geltend gemacht werden können. Es ist erforderlich, die Akten vollständig aufzubewahren, nicht nur die Diagnose, um den Verlauf des Verfahrens nachzuvollziehen. Entsprechend dürfen gewisse Unterlagen selbst dann aufbewahrt werden, wenn der betroffene Lernende oder die Erziehungsberechtigten deren Löschung verlangen.
Für Brigitte Schumacher ist die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen selbstverständlich. Das gehöre genauso zur täglichen Arbeit wie die psychologische Diagnostik. «Das Vertrauen der Erziehungsberechtigten sei eine wichtige Voraussetzung für die Lösungsfindung. Den Erziehungsberechtigten wird anfangs erklärt, dass der SPD unabhängig ist und vertraulich mit den Informationen umgeht, die er im Interesse des Kindes erhält.», ergänzt die Schulpsychologin. Die Erziehungsberechtigten von minderjährigen Kindern können jederzeit Einsicht in die Akten nehmen, das wird auch hin und wieder verlangt. Nur in Einzelfällen gestaltet sich das Thema schwierig - z.B. wenn das Einsichtsrecht in missbräuchlicher Weise geltend gemacht wird - und es gilt, das Anliegen der betroffenen Eltern genau zu verstehen und gemäss den gesetzlichen Vorgaben zu beantworten.
Auch werden die Erziehungsberechtigten angefragt, bevor sensible Daten über ihr Kind weitergegeben werden oder es wird direkt an sie verwiesen, so Schumacher. "So bitten wir bei Anfragen z.B. nach einem KJPD-Bericht (Anm. d. red. KJPD steht für Kinder- und Jugendpsychiatrischer Dienst), diesen direkt bei den Erziehungsberechtigten oder beim Verfasser anzufordern", erklärt Schumacher.
Fragen zum SPD Umgang mit besonders sensiblen Daten, Archivierungsfrist und Rückgabe
- Was passiert mit medizinischen Dokumenten der Familien, die dem SPD abgegeben und durch ihn gesammelt werden?
- Können Eltern die Unterlagen jederzeit oder erst am Ende der Schulzeit zurückholen?
- Muss der SPD Dokumente 10 Jahre aufbewahren und dann ans Staatsarchiv übergeben?
- Wer entscheidet über den Umgang mit besonders sensiblen Daten?
- Was passiert, wenn der SPD die Berichte nach der Schulzeit nicht zurückgibt?
Antwort
Es gibt keine spezifischen rechtlichen Bestimmungen für SPD-Akten. Daher wird für die Aufbewahrung dieser Akten analog zu Patientenakten der Ärzte verfahren. Es wird von einer Frist von 10 Jahren ab dem letzten Eintrag ausgegangen.
Nicht massgebend ist, wann der Lernende die Volksschule beendet hat. Entscheidend ist der Zeitpunkt des letzten Eintrags.
Aufbewahrungsfrist für SPD ist analog zu der für Patientenakten durch Ärztinnen
Nach Ablauf der Frist sind alle öffentlichen Stellen verpflichtet, die Akten dem Archiv anzubieten. Dies gilt auch für den SPD. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 6 des Archivgesetzes des Kantons Luzerns. Sollte das Gemeindearchiv die Akten nicht übernehmen, kann der SPD die Daten vernichten. Alternativ können die Daten an die berechtigte Person zurückgegeben werden. Das Gemeindearchiv ist gemäss § 32 des Gemeindegesetzes des Kantons Luzerns für SPD-Akten zuständig.
Betroffenen-Rechte und Verfahren zur Herausgabe und Löschung der Daten
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann die berechtigte Person ein Begehren auf Herausgabe stellen. Dies geschieht beim zuständigen SPD. Die Herausgabe kann erfolgen, sofern die Unterlagen noch vorhanden sind. Zusätzlich kann die berechtigte Person ein Begehren auf Löschung stellen. Angesichts der langen Aufbewahrungsfrist ist davon auszugehen, dass das ehemals abgeklärte Kind zu diesem Zeitpunkt volljährig sein wird. Somit kann es seine Rechte eigenständig wahrnehmen.
Frage betreffend Rechte der Betroffenen
- Welche Interventionsmöglichkeiten haben betroffene Klienten, Eltern bzw. Erziehungsberechtigte?
Antwort
Betroffene Lernende sowie die Erziehungsberechtigten, solange sie die Erziehungsgewalt inne haben, können jederzeit Einsicht in die Akten verlangen. Ihnen steht zudem ein Kopierrecht der Akten zu.
Weitere Fragen zum Datenschutz und zur Aufbewahrung von Daten können an den Datenschutzbeauftragten des Kantons gestellt werden (datenschutz@lu.ch)
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