Text: Regula Huber, Andy Capiaghi
Bilder: Screenshots schulNetz
2020 gestartet, nun im Ziel. Die neue Schuladministrations-Software schulNetz ist an allen kantonalen Schulen implementiert: an den Berufsschulen, den Gymnasien, dem Fachmittelschul- und Weiterbildungszentrum sowie dem Zentrum für Brückenangebote. Die einheitliche Software erleichtert den Schulalltag für alle Nutzerinnen und Nutzer. Das Projekt hat verschiedene Phasen durchlaufen und war für alle Beteiligten intensiv – auch wegen der zwischenzeitlichen arbeitstechnischen Herausforderungen durch die Covid-Pandemie.
Mit dem Abschluss des SPRINT-Projekts geht diesen Herbst ein grosses BKD-Vorhaben zu Ende. Dies ermöglicht einen kurzen Rückblick auf die Meilensteine der vergangenen rund 3.5 Jahre. Grundsätzlich verlief das Projekt inhaltlich, organisatorisch, zeitlich und finanziell gemäss Plan. Dennoch gab es einige Hürden - wie es bei Sprints üblich sein kann.
«Der Projektverlauf von SRINT wurde gleich in der Anfangsphase massgeblich durch Covid verändert – insbesondere was die Zusammenarbeit betrifft. Statt der vorgesehenen Projektmeetings und Workshops wurde innert kurzer Zeit alles auf eine digitale Arbeitsweise umgestellt», erläutert Projektleiter Andy Capiaghi, Mitglied der BKD-Abteilung Controlling, Finanzen und Projekte. Während der Implementierungsphase war der Aufwand für die betroffenen Schulen und Dienststellen zwar hoch, doch diese Arbeit hat sich gelohnt. Es wurden regelmässige Austauschgefässe geschaffen und genutzt. Die neue Schuladministrations-Software bietet nun den Rektoraten, den Lehrpersonen, den Schulverwaltungen und insbesondere den Schülerinnen und Schülern eine tagesaktuelle Informationsplattform.
Pilotschule Kantonsschule Seetal
Im April 2021 startete an der Kantonsschule Seetal der erste SPRINT-Pilotbetrieb mit der neuen Software schulNetz. Prorektor Klaus Helfenstein erinnert sich an eine arbeitsaufwendige Zeit: «Das Projekt SPRINT war für uns als Pilotschule sehr intensiv. Wir haben den Aufwand dazu wohl unterschätzt, aber vom Pilot auch sehr viel profitiert. Es gab sehr viel Zusatzarbeit seitens der Schulleitung und des Sekretariats. Für viele Lehrpersonen war die Einführung in die teilweise recht komplexen Module eine echte Herausforderung, die neuen oder veränderten Prozesse gewöhnungsbedürftig».
Hilfreich, so Helfenstein, war jedoch die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen in der Projektplanung und -umsetzung, also den vielen Helfenden im Hintergrund. Als erste Nutzende der neuen Software schätzen die Lehrpersonen den webbasierten Aufbau von schulNetz, der das Arbeiten jederzeit und von jedem PC aus zulässt.
«Persönlich finde ich, dass wir mit schulNetz ein modernes Verwaltungsprogramm mit vielen nützlichen Funktionen haben. Die Bedienerfreundlichkeit bzw. die Anpassungen an unsere (kantonalen) Bedürfnisse sind bezüglich Inhalten und zügiger Umsetzung optimierbar», sagt Klaus Helfenstein.
Prüfungstermine und Notenüberblick
«Ich nutze die Software, um einen Überblick über die kommenden Prüfungen zu erhalten, die werden jeweils in den Kalender von schulNetz eingetragen» erklärt Melina Gabriel, Mediamatik-Lernende bei der Dienststelle Informatik DIIN des Kantons Luzern.
«Das finde ich gut, da wir so einen gesamten Überblick der Woche haben. Zudem überprüfe ich meine Noten und meine Absenzen» meint sie und lobt Struktur und Nutzungsfreundlichkeit der neuen Software.
Sie zieht auch einen Vergleich mit der bisherigen Software Sephir, die nun von schulNetz abgelöst wurde: «Die Umstellung von Sephir auf schulNetz war für mich nicht so eine grosse Veränderung. Die neue Software sieht aber in meinen Augen ruhiger und professioneller aus. Das ist eindeutig eine Verbesserung».
200 Personen mit SPRINT beschäftigt
Die Motivation der Projektmitarbeitenden beim BKD und dem Application Management AM-Schulen der DIIN erlebte Projektleiter Andy Capiaghi jederzeit als sehr hoch und die Zusammenarbeit mit allen Anspruchsgruppen und Gremien war geprägt von Professionalität und Lösungsorientierung. Die Projektorganisation war dem grossen Vorhaben entsprechend adäquat: es waren zeitweise über 50 Personen direkt involviert. Über die gesamte Laufzeit waren sogar mehr als 200 Personen mit dem Projekt SPRINT beschäftigt. Das im April 2020 gestartete SPRINT-Projekt hat insgesamt rund 3.5 Mio. Franken gekostet.
Die Projektziele – so Capiaghi – wurden grossmehrheitlich erfüllt. Teilweise erfüllt wurden einzelne Ziele bei den Prozessverbesserungen und –harmonisierungen. In diesen Fällen konnte zumindest Transparenz erreicht werden, wo noch nachgebessert werden kann, um administrative Prozesse zu vereinheitlichen.
Kontinuierliche Anpassungen durch die Schulen
Beim Projektteam selbst, vor allem auch innerhalb des Teams von AM-Schulen, war der Aufwand stets sehr hoch. Nach Einführung der Software an den Gymnasien unterstützten sie den betrieblichen Teil und bearbeiteten gleichzeitig oft in Personalunion die nächste Etappe für die Berufsfachschulen projektmässig. Dank guter Planung innerhalb des Teams konnten diese Anforderungen gut gemeistert werden.
Mit dem Abschluss des Projekts übernehmen die Schulen die operative Verantwortung für die Weiterentwicklung. Sie werden auch für die kontinuierlichen Anpassungen der Software besorgt sein, die von Schule zu Schule unterschiedlich sein kann. Das BKD-Projektteam spricht allen Beteiligten für die Unterstützung beim SPRINT-Projekt ein grosses Dankeschön aus.
Weiterlesen:
- Projekt SPRINT: Neue Software für die Schuladministration, Blogbeitrag 9. Juli 2020
- SPRINT: Digitale Schuladministration ist auf der Zielgeraden, Blogbeitrag 10. Mai 2021
- SPRINT: Endspurt bei der digitalen Schuladministrations-Software, Blogbeitrag 13. März 2023
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