BKD behind the scenes: Was macht eigentlich die Assistentin der Departementssekretärin?

Lia Gisler, wer Ihren Stellenbeschrieb liest, kann sich darunter wohl nicht sehr viel vorstellen. Wie sieht ein typischer Arbeitstag bei Ihnen aus?

Zum Job als Assistentin gehören viele administrative Aufgaben. Zum Beispiel bin ich verantwortlich für die Organisation der Termine von Gaby Schmidt, Events rund um das BKD und die Koordination rund um Personalwechsel. Weiter schaue ich, dass für die Sitzungen der Geschäftsleitung des BKDs alle Traktanden parat sind, damit diese dann auch pünktlich und korrekt für die Regierungsratssitzungen weitergeleitet werden können. Zudem bearbeite ich die BKD-Gesuche für Swisslos - den Unterstützungsfonds für Projekte in den Bereichen, Kultur, Sport, Umwelt und Soziales. Meine Stelle bringt einen vielfältigen Austausch mit anderen Dienststellen und Departementen mit sich und jeder Tag ist anders. Sitzungsvorbereitungen wiederholen sich natürlich, jedoch sind es dann verschiedene Traktanden, welche die Abwechslung bringen.

Womit verbringen Sie am meisten Zeit?

Das ist von Tag zu Tag anders. Manchmal sind es Telefongespräche, an anderen ist es ein politisches Geschäft, das für die Regierung traktandiert werden muss, aber noch bei einer Dienststelle in Bearbeitung ist und an wieder anderen Tagen ist es die Vorbereitung eines Anlasses oder einer Sitzung. Eine statistische Auswertung wäre schwierig, aber Administration ist sicherlich der Hauptteil.  

Was fasziniert Sie an dieser Arbeit?

Mir wird täglich aufgezeigt, wie eine direkte Demokratie funktioniert: Von den demokratisch gefällten Entscheiden, über Arbeitsprozesse, welche teilweise über mehrere Dienststellen laufen bis hin zu departementsübergreifenden Prozessen. Meine Stelle als Assistentin der Departementssekretärin ist ein Rädchen in einem grossen Betrieb, welcher die Souveränität der Schweiz genau aufzeigt. Mich faszinieren all diese präzisen Arbeitsabläufe, welche ich als quasi «Zuschauerin des Geschehens» beobachten kann.

Sie sind seit gut einem halben Jahr für den Kanton Luzern tätig. Was hat Sie bei Ihrer Stelle am meisten überrascht?

Meine Aufgaben sind wirklich vielfältig und meine Kollegen und Kolleginnen im BKD sind sehr offen für neue Sachen. Es wird ja immer so ein bisschen gespöttelt, dass Veränderungen, speziell beim Kanton, schwierig seien. Aber das habe ich bis jetzt nie bemerkt. Im Gegenteil, ich werde immer angehört und neue Ideen werden aufgenommen. Persönlich finde ich das eine extreme Bereicherung, weil ich das Lernen als einen ständigen Prozess anschaue. 

Wie eng arbeiten Sie mit Gaby Schmidt zusammen?

Die Zusammenarbeit ist sehr eng. Schliesslich ist meine Arbeit abhängig von ihren Entscheidungen, Anweisungen und Informationen. Wir tauschen uns täglich aus, auch wenn es sich manchmal nur um Kleinigkeiten handelt. 

Zusammen mit der Assistentin des Bildungs- und Kulturdirektors Armin Hartmann sowie einer Sachbearbeiterin bilden Sie die sogenannte BKD-Kanzlei. Was ist das?

Die Kanzlei ist Anlaufstelle für alle administrativen Fragen, Abläufe und Regelungen im Bildungs- und Kulturbereich. Das können Fragen sein, wie Regierungsgeschäfte traktandiert werden oder wann Armin Hartmann oder Gaby Schmidt freie Termine haben. Wir sind nicht nur Ansprechpersonen gegen Aussen, sondern auch für alle Fragen des Tagesgeschäfts der rund 40 Personen an der Bahnhofstrasse 18. 

Als Assistentin der Departementssekretärin und in der Kanzlei sind Sie Ansprechperson für viele Menschen in- und ausserhalb des BKDs. Wie schaffen Sie es im Trubel ruhig zu bleiben?

Wir Menschen sind ein kleiner Teil eines grossen Ganzen. Dieser Gedanke kann auf alles runtergebrochen werden und hilft mir, schwierige Momente oder Probleme in Relation zu setzen. Natürlich nehme ich trotzdem alle Anfragen und Probleme ernst, aber so kann ich ruhig bleiben. Ich finde, Stress bringt an und für sich nichts. Die Aufgaben müssen erledigt werden, sei es mit oder ohne Stress. Mit Stress fühlt es sich einfach härter an als ohne. Daher versuche ich an Tagen mit vielen Aufgaben, die Sachen abzuwägen und Prioritäten richtig zu setzen. Dann kommt es meistens gut. Wenn aber der Laptop nicht mitmacht, dann bringt mir diese Einstellung gar nichts mehr :-).

Was ist Ihre Superkraft in Ihrem Beruf?

Gelassenheit. Manchmal habe ich 20 Dateien gleichzeitig offen, weil ich durch Anrufe oder Besuche von Personen wieder in eine andere Aufgabe «manövriert» werde und irgendwann komme ich wieder auf die erste zurück und denke mir: «Ah ja stimmt, ich habe ja mal angefangen, eine Liste zu aktualisieren» und jetzt bin ich bei einer rollenden Planung eines Vorstosses gelandet, von welchem die Staatskanzlei abhängig ist. Zu diesem Punkt gehört dann natürlich auch die Sicherstellung einer guten Selbstorganisation.  

Wenn Sie Ihren Beruf mit Gegenständen vergleichen müssen, sind Sie dann eher ein Flipperkasten, ein Zahnrad oder eine Bahnschranke? 

Flipperkasten. Ganz klar. Eigentlich ein schönes Beispiel, denn wann ich manchmal denke «Schön, heute scheint es ruhig zu sein», fliegen alle Kugeln gleichzeitig auf mich zu und ich versuche dann nur noch dafür zu sorgen, dass nichts in mein «Goal» geht. Manchmal spiele ich die Kugeln aber auch zurück und warte dann auf eine Rückmeldung. Aber ich weiss genau, dass die Kugeln früher oder später wieder bei mir eintreffen werden. 

Können Sie Beispiele für Herausforderungen in Ihrer Tätigkeit nennen und wie Sie damit umgegangen sind?

Die direkte Demokratie ist faszinierend aber auch herausfordernd. Sie bringt eine Menge administrative Arbeiten mit sehr genauen Vorschriften mit. Es gibt sogar Vorschriften, wie ein Dokument formatiert sein muss. Diese Vorschriften helfen dabei, Prozesse zu standardisieren. Zu Beginn war der Umgang mit diesen Dokumenten sehr schwer. Irgendwann habe ich die Formatierung aber verinnerlicht und seitdem klappt es gut. 

Wie verschwiegen müssen Sie auf einer Skala von 1-10 sein?

Im Verhaltenskodex, den ich unterschrieben habe, steht: «Die Angestellten sind zu Verschwiegenheit über dienstliche Angelegenheiten verpflichtet, die ihrer Natur nach oder gemäss besonderen Vorschriften geheim zu halten sind». Ich bekomme viele «geheime» Sachen mit und muss deshalb in diesen Sachen sehr verschwiegen sein, also 10.

Wer schon mal mit Ihnen gesprochen hat, hört den Urner-Akzent. Warum haben Sie sich Arbeit im Kanton Luzern und nicht im Kanton Uri gesucht?

Meinen Sie, Kanton Üri? ;-) Ich bin tief verwurzelt in Uri und das wird immer so bleiben. Es ist meine Heimat, auch weil meine Familie noch immer in Uri lebt. Ich gehe daher auch noch regelmässig «nach Hause» und geniesse alles, was Uri bietet. Ich könnte jetzt meine Liebe für Uri in unzähligen Worten beschreiben, aber das war ja nicht die Frage. Schlussendlich liebe ich Abwechslung in meinem Leben und es war für mich immer klar, dass ich auch mal die «grosse weite Welt» entdecken will. Trifft zwar auf Luzern auch nicht so wahnsinnig zu, aber es ist schon mal grösser als Uri. Ich finde es spannend an neuen Orten zu arbeiten, zu leben und das Leben auf mich wirken zu lassen. Ich war schon immer ein Fan der Stadt Luzern und ich finde, die Lebensqualität ist hier sehr hoch.