Educa-Dossier unterstützt Schulen beim Datenschutz

Interview: Vera Bergen

Bilder: zVg

Für eilige Leserinnen und Leser: 

• Die Fachagentur Educa unterstützt die Digitalisierung im Schweizer Bildungswesen und hilft dabei, Technologie mit Qualitätsentwicklung zu verbinden. Der Fokus liegt dabei auf Datenschutz, Bildungstechnologien und Datennutzung.
• Das Educa-Dossier «Datenschutzkonforme Schule» hilft Schulleitungen und Lehrpersonen im Umgang mit sensiblen Personendaten.
• Das Dossier bietet zwei zentrale Werkzeuge: ein Bearbeitungsverzeichnis und eine Applikationscheckliste. Diese helfen Schulen, einen Überblick über gespeicherte Daten zu bekommen und potenzielle Datenschutzrisiken bei digitalen Anwendungen zu erkennen.
• Educa dient zudem als Anlaufstelle für Fragen rund um Datenschutz und Datennutzung im Bildungswesen. Schulen können sich bei Fragen an Educa wenden und erhalten praxisnahe Unterstützung, um den Datenschutz zu verbessern.

«Das Educa-Dossier «Datenschutzkonforme Schule» bietet zwei zentrale Werkzeuge: ein Bearbeitungsverzeichnis und eine Applikationscheckliste. Diese helfen Schulen, einen Überblick über gespeicherte Daten zu bekommen und potenzielle Datenschutzrisiken bei digitalen Anwendungen zu erkennen.» 

Wie hilft das Educa Dossiers «Datenschutzkonforme Schule» den Schulen?

Das Dossier eignet sich für alle Schulen von der Volksschule bis zur Sekundarstufe II. Es soll dazu anregen die Frage nach der Verantwortlichkeit innerhalb der Schule zu klären. Es empfiehlt sich Personen mit den notwendigen Kompetenzen, beispielsweise die Schulleitung, als verantwortlich zu bestimmen und (Lehr-)personen mit einer IT-Affinität zu involvieren, um beispielsweise Hilfsmittel, wie das Bearbeitungsverzeichnis, zu pflegen. Denn Schulen haben täglich mit einer Vielzahl von Personendaten zu tun und der datenschutzkonforme Umgang mit Personendaten bringt einige Herausforderungen mit sich. Das Educa Dossier «Datenschutzkonforme Schule» greift diese Herausforderungen auf und vermittelt Schulen hilfreiche Informationen und praxisnahe Hilfsmittel. 

Das Dossier soll in erste Linie die Schule, sprich die Lehrpersonen und Schulleitungen, zum Thema Datenschutz sensibilisieren. Es wurde in Zusammenarbeit mit verschiedenen kantonalen Stellen, Schulen und auch privatim, der Konferenz der schweizerischen Datenschutzbeauftragten, entwickelt. Das Dossier möchte Schulen gezielt auf die wichtigsten Fragen des Datenschutzes aufmerksam machen und stellt praxisnahe Hilfsmittel bereit. Die Hilfsmittel dienen dazu einen ersten Schritt hin zu Datenschutz zu machen. Uns ist dabei wichtig, auch die wirklich relevanten Fragestellungen klären zu können. Deshalb betreiben wir ebenfalls eine Anlaufstelle für Fragen zu Datennutzung und Datenschutz. Auch sind wir offen für Feedback zum Dossier «Datenschutzkonforme Schule», um dieses entsprechend weiterentwickeln zu können.   

Welche konkreten Hilfsmittel und Anleitungen bietet das Dossier den Schulen an? 

Das Dossier «Datenschutzkonforme Schule» bietet insbesondere zwei Hilfsmittel: Das Bearbeitungsverzeichnis und eine Applikationscheckliste. Die Hilfsmittel bestehen jeweils aus einer Vorlage und einer Anleitung, wie diese zu nutzen sind. Die Vorlagen und Anleitungen können unter «Educa - Was kann eine Schule tun» heruntergeladen werden.  

• Bearbeitungsverzeichnis: Das Bearbeitungsverzeichnis dient dazu, sich einen Überblick zu verschaffen, wo welche, insbesondere sensiblen, Daten gespeichert werden. Es enthält Angaben zum Zweck der Datenbearbeitung, der Anzahl betroffener Schülerinnen und Schüler wie auch Mitarbeitenden sowie den eingesetzten Applikationen. Schulen sind, in Abhängigkeit vom jeweiligen kantonalen Datenschutzgesetz, meist nicht verpflichtet ein Bearbeitungsverzeichnis zu führen. Das Führen eines Bearbeitungsverzeichnisses bietet jedoch verschiedene Mehrwerte, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu erreichen: Es schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit darüber, wo welche Daten bearbeitet werden und unterstützt dabei, potenzielle Datenschutzrisiken zu identifizieren, um anschliessend geeignete Massnahmen, zum Beispiel Sensibilisierungsmassnahmen, ergreifen zu können.                                                                                            
• Applikationscheckliste: Aufgrund der vermehrten Nutzung digitaler Anwendungen an Schulen, ist es wichtig, die damit verbundenen Datenschutzrisiken zu kennen. Dies betrifft vor allem selbst beschaffte Applikationen, die eine Vielzahl von Personendaten von Schülerinnen und Schülern, Lehrpersonen und anderen Schulmitarbeitenden bearbeiten können. Es ist daher entscheidend sicherzustellen, dass die Nutzung solcher Anwendungen keine untragbaren Datenschutzrisiken birgt. Das Ausfüllen der Checkliste für jede neue Applikation ermöglicht es Schulen, potenzielle Datenschutzrisiken frühzeitig und schnell zu erkennen. So können die Schulen entsprechende Massnahmen treffen oder von einer Verwendung der Applikation absehen. 

Sie haben es erwähnt: Im Kanton Luzern geben die bestehenden Schulgesetze sowie das kantonale Datenschutzgesetz vor, wie in Sachen Datenschutz an Schulen vorzugehen ist. Warum braucht es dieses Dossier noch bzw. was liefert es zusätzlich?

Das Dossier und dessen Hilfsmittel sollen die Schulen bei der Einhaltung der kantonalen Datenschutzgesetze unterstützen. Dies einerseits durch eine Sammlung kantonaler Ressourcen zum Thema, wie auch durch Verweis auf das geltende Gesetz und auf den kantonalen Datenschutzbeauftragten.  

Die Hilfsmittel sind als konkrete Umsetzung des Gesetzes vorgesehen. Im Kanton Luzern ist gesetzlich kein Bearbeitungsverzeichnis vorgeschrieben. Nichtsdestotrotz denken wir, dass ein solches zu einem besseren Bewusstsein zum Thema Datenschutz beiträgt. Es lässt Schulen selbständig ihr Datenschutzniveau verbessern und hilft bei der Umsetzung des Datenschutzes in die Praxis. 

Weiter haben Schulen häufig eine gewisse Freiheit bei der Wahl (digitaler) Lehrmittel. Nicht alle sind kantonal vorgegeben. Die Applikationscheckliste hilft hier die Datenschutzrisiken eines digitalen Lehrmittels schnell zu identifizieren und gegebenenfalls Massnahmen zu definieren.

«Schulen müssen sich aktiv mit dem Datenschutz und dessen Richtlinien auseinandersetzen. Am besten besuchen Schulleiterinnen und Schulleiter oder Lehrpersonen auch regelmässig Schulungen, um sich kontinuierlich über aktuelle Entwicklungen zu informieren.»

Wie viel Eigeninitiative braucht es von Seiten der Schulen, um datenschutzkonform unterwegs zu sein?

Schulen müssen sich aktiv mit dem Datenschutz und dessen Richtlinien auseinandersetzen. Am besten besuchen Schulleiterinnen und Schulleiter oder Lehrpersonen auch regelmässig Schulungen, um sich kontinuierlich über aktuelle Entwicklungen zu informieren. Educa unterstützt sie dabei durch die Bereitstellung von Ressourcen. Dennoch bleibt es entscheidend, dass die Schulen proaktiv Massnahmen ergreifen und beispielsweise die bereitgestellten Hilfsmittel nutzen. 

Welche aktuellen Herausforderungen sehen Sie für die datenschutzkonforme Nutzung digitaler Lehrmittel und Lernapplikationen? Welche weiteren Massnahmen plant Educa, um diesen Herausforderungen zu begegnen?

Viele Kantone kämpfen mit denselben Herausforderungen betreffend digitaler Lehrmittel. Aktuell werden beispielsweise die gleichen Lehrmittel in mehreren Kantonen auf die gleichen Risiken untersucht. Einige Kantone wünschen sich hier eine stärkere Zusammenarbeit und effizientere Prozesse. Zu diesem Thema versucht Educa Entwicklungsansätze zu formulieren. Konkret durften wir den Kanton Aargau eng in seiner Analyse der aktuellen Situation begleiten. Dieses Projekt ist gerade in der Abschlussphase und die Ergebnisse sind noch nicht ganz spruchreif. 

Der datenschutzkonforme Einsatz von digitalen Lehrmitteln führt bei Schulen oft zu Unsicherheiten. Insbesondere, wenn die Lehrmittel nicht kantonal vorgegeben sind. Um den Schulen eine Möglichkeit zu bieten, die Risiken eines digitalen Lehrmittels in Bezug auf Datenschutz selbst einschätzen zu können, haben wir mit der Applikationscheckliste eine Hilfestellung für den Umgang mit digitalen Lehrmitteln erarbeitet. Aufgrund der Erfahrungen, die wir nun mit diesen Hilfsmitteln sammeln, möchten wir unsere Dienste gezielt weiterentwickeln. In diesem Zusammenhang erwähnenswert ist ebenfalls der Educa Navigator, der eine Übersicht über digitale Werkzeuge für Schule und Unterricht bietet. Aufgeführt im Navigator sind auch datenschutzrelevante Aspekte. 

Zusätzlich wird Educa den Dienst Edulog weiter ausrollen. Edulog gewährleistet einen sicheren und datenschutzkonformen Zugang zu Online-Diensten und wird momentan im Kanton Luzern eingeführt. 

Datenschutz ist eine gemeinsame Aufgabe von Kanton, Gemeinden und Schulen. Wie können interkantonale Synergien geschaffen werden, um den Datenschutz im Bildungswesen zu stärken?

In der Schweiz gelten jeweils verschiedene kantonale Datenschutzgesetze. Diese kantonalen Datenschutzgesetze unterscheiden sich in den Details, aber nicht in den Grundprinzipien. Will man Synergien schaffen und die interkantonale Zusammenarbeit stärken, dann muss man vor allem auf die gemeinsamen Grundsätze fokussieren und nicht auf die Unterschiede in den Details. Obwohl die gesetzlichen Vorgaben von Kanton zu Kanton variieren, können bestimmte Arbeiten im Bereich des Datenschutzes von einem Kanton übernommen und als Grundlage für andere verwendet werden. Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die Transparenz. Es ist von grosser Bedeutung, dass die Kantone datenschutzrelevante Ergebnisse transparent behandeln. Dies umfasst beispielsweise den offenen Umgang mit Datenschutzfolgenabschätzungen, die im Zuge der Einführung einer neuen Applikation erstellt wurden.

Wünschenswert wäre eine Harmonisierung der Datenschutzprozesse, um den Datenschutz effektiv und kantonsübergreifend umzusetzen. Dadurch könnten nicht nur Ergebnisse ausgetauscht, sondern auch datenschutzrelevante Aufgaben interkantonal aufgeteilt und effizient umgesetzt werden.

Weiterlesen:

• Durchblick statt Täuschung: Von Fake News und Medienkompetenz
• Ein Jahr nach ChatGPT: Wo stehen wir in der Künstlichen Intelligenz?
• FMZ nutzt KI im Unterricht: Tipps und Tricks für die Schule